Inrichting

Op deze pagina vind je de stappen die je moet doorlopen om de SERA Datawijzer LVS-applicatie in te richten.

1. Inloggen functioneel beheer

Om bij het Dashboard te komen, moet je inloggen via https://sera.naam.datawijzer.app/login.html. Vervang 'naam' in het internetadres met de naam van jouw locatie.

Na het inloggen krijg je onderstaand scherm te zien:

Klik bij 'Log direct in met' op Aanmelden met Microsoft. Dit is de manier waarop SSO inlogt. Zo kun je snel en veilig inloggen zonder dat je een gebruikersnaam en wachtwoord hoeft in te vullen in de SERA Datawijzer LVS-applicatie.

Let op! Je kunt alleen inloggen in de backoffice van de SERA Datawijzer LVS-applicatie als je toegevoegd bent als Werknemer en Gebruiker van het LVS. Wanneer je niet in de backoffice als werknemer en gebruiker staat, kun je niet op deze manier inloggen.

2. Bedrijfsinstellingen

Wanneer je inlogt, zie je aan de linkerkant een menubalk. Klik in het menu op Systeem en vervolgens op Bedrijfsinstellingen (A084). Je krijgt dan onderstaand scherm te zien:

Wat doet dit programma?

In dit programma zie je alle instellingen die te maken hebben met jouw organisatie. De bedrijfsinstellingen faciliteren de default settings voor de inrichting van je applicatie.

Wat vul je in?

Belangrijk is dat je de bedrijfsinstellingen zo veel als mogelijk laat staan zoals ze nu staan.

Maak je veranderingen binnen de bedrijfsinstellingen? Dan kan dit ervoor zorgen dat bepaalde delen binnen de applicatie onbruikbaar worden.

3. Locaties aanmaken

Wanneer je inlogt, zie je aan de linkerkant een menubalk. Klik in het menu op Inrichting en vervolgens op Locaties (A195). Je krijgt dan onderstaand scherm te zien:

Wat doet dit programma?

In dit programma vind je een overzicht van alle locaties. Je kunt een nieuwe locatie toevoegen door rechts bovenin op de knop Locatie toevoegen te klikken.

Met locatie wordt in dit programma de overkoepelende, fysieke locatie van jouw organisatie bedoeld. Vanuit hier ga je ruimtes aanmaken. De ruimtes koppel je onder de locatie.

Let op! Zonder locatie kun je geen ruimtes aanmaken.

Wat vul je in?

Je vult in dit programma de stamgegevens (NAW- en contactgegevens) van je locatie in. Je kunt een bestaande locatie wijzigen of een nieuwe locatie toevoegen.

Default locatie wijzigen

Vanuit de bedrijfsinstellingen wordt standaard een default locatie toegevoegd. Deze default locatie kun je wijzigen. Dit doe je door in het overzicht op het potloodje te klikken van de default locatie. Vervolgens kun je de informatie aanpassen die je graag wil wijzigen.

Nieuwe locatie toevoegen

Wanneer je een nieuwe locatie aanmaakt, moet je verplicht deze gegevens invullen:

• Locatiecode: Het systeem maakt automatisch een locatiecode aan.
• Type: Hier selecteer je het locatietype.
• Naam: Hier vul je de naam van de locatie in.

De volgende gegevens kun je optioneel invullen:

• Adres: Hier vul je het adres van de locatie in.
• Postcode: Hier vul je de postcode van de locatie in.
• Plaatsnaam: Hier vul je de plaatsnaam van de locatie in.
• E-mailadres: Hier vul je het e-mailadres van de locatie in.
• Telefoonnummer: Hier vul je het telefoonnummer van de locatie in.
• BRIN-nummer: Hier vul je het BRIN-nummer van de locatie in.
• Afdeling: De afdeling die je hier selecteert, heeft te maken met geldstromen.

4. Ruimtes aanmaken

Wanneer je inlogt, zie je aan de linkerkant een menubalk. Klik in het menu op Inrichting en vervolgens op Ruimtes (B165). Je krijgt dan onderstaand scherm te zien:

Wat doet dit programma?

In dit programma vind je een overzicht van alle ruimtes, ofwel lokalen. Deze ruimtes zijn relevant voor het rooster. Je kunt een nieuwe ruimte toevoegen door rechts bovenin op de knop Ruimte toevoegen te klikken.

Wat vul je in?

Wanneer je een nieuwe ruimte aanmaakt, vul je deze gegevens in:

• Ruimtecode: Het systeem maakt automatisch een ruimtecode aan. Dit gebeurt opvolgend, dus na 0001 komt 0002. Indien gewenst kun je de ruimtecode aanpassen met een afgekorte omschrijving, maar dit hoeft niet.

Denk vooraf goed na over de ruimtecode die je invult. De ruimtecode kun je achteraf namelijk niet meer wijzigen.

• Locatie: de locatie vul je in van de vooraf ingestelde locatiecode. Hierbij koppel je de ruimte aan de bovenliggende locatie (let op: dit is de code bestaande uit 2 tekens).
• Naam: Voer hier de gewenste omschrijving van de ruimte in.

5. Medewerkers aanmaken

Wanneer je inlogt, zie je aan de linkerkant een menubalk. Klik in het menu op Inrichting en vervolgens op Medewerkers (A445). Je krijgt dan onderstaand scherm te zien:

Wat doet dit programma?

In dit programma vind je een overzicht van alle medewerkers, inclusief de mogelijkheid om dit overzicht te filteren. Vanuit het aanmaken van een medewerker, wordt er automatisch een gebruikersaccount aangemaakt. Je kunt ook een nieuwe medewerker toevoegen door rechts bovenin op de knop Medewerker toevoegen te klikken.

Wat vul je in?

Wanneer je een nieuwe medewerker aanmaakt, moet je 4 gegevens verplicht invullen:

• Voornaam
• Achternaam
• Functiegroep
• E-mailadres

Je kunt optioneel ook nog een afbeelding toevoegen van de medewerker. Deze afbeelding wordt zichtbaar links onderin bij het account.

Let op! Het e-mailadres moet hier goed staan en je moet de functiegroep toevoegen die passend is bij de gebruikersrollen. Dit bepaalt namelijk vanuit welk Dashboard je gaat werken en welke informatie je mag inzien. Ons advies: vul het e-mailadres bij de inrichting in 1 keer goed in en pas het vervolgens niet meer aan.

Als de werknemers zijn ingevoerd, raden we je aan om de functies niet meer te wijzigen. Wanneer je een functie wel wijzigt, verandert namelijk het Dashboard. Dit kan de programma's die je ziet beperken.
Ben je ingelogd als systeembeheerder? Verander je functie dan nooit naar werknemer. Als je dat wel doet, kun je namelijk niks meer doen rondom de inrichting van de applicatie.

6. Gebruikersaccount aanmaken

Wanneer je inlogt, zie je aan de linkerkant een menubalk. Klik in het menu op Systeem en vervolgens op Gebruikersaccounts (A045). Je krijgt dan onderstaand scherm te zien:

Wat doet dit programma?

In dit programma vind je een overzicht van alle gebruikers, inclusief de mogelijkheid om dit overzicht te filteren. Je kunt een nieuw gebruikersaccount toevoegen door rechts bovenin op de knop Gebruikersaccount toevoegen.

Wat vul je in?

Nu de medewerker is aangemaakt, wordt het gebruikersaccount ook automatisch aangemaakt.

Werk je vanuit de functiegroep Secretariaat, maar zit je in het Management Team? Dan kun je het gebruikersaccount aanpassen naar Manager. Het Dashboard verandert dan niet, maar de programmalijst wordt wel aangepast.

Ons advies: verander zo weinig mogelijk in de werknemers- en gebruikersaccounts. Elke gebruikersrol heeft een ander Dashboard, dat misschien niet past bij de functionaliteiten die ze nodig hebben.

7. Trajectsoorten

Wanneer je inlogt, zie je aan de linkerkant een menubalk. Klik in het menu op Inrichting en vervolgens op Trajectsoorten (S225). Je krijgt dan onderstaand scherm te zien:

Wat doet dit programma?

Trajectsoorten worden binnen de inrichting opgevoerd om de trajectperiodes vast te stellen. Bij het opvoeren van de looptijd per traject, wordt vanuit de startdatum een einddatum berekend. De trajectsoorten worden gekoppeld aan de klas en aan de leerling.

Berekening trajectperiode

Bij het opvoeren van een startdatum bij de leerling wordt een suggestie gegeven voor een einddatum. Dit gebeurt volgens deze berekening:

• De startdatum die wordt ingevoerd, wordt doorgeteld met het gekoppelde aantal weken van de trajectsoort.
• De suggestie van de einddatum wordt altijd vastgesteld op een vrijdag. En ongeacht of de startdatum op een maandag, dinsdag, woensdag, donderdag of vrijdag is, zal dit worden geteld als week 1.
• Mocht de trajectperiode van de leerling in een vakantie vallen, dan zal dit doorberekend worden met de vakanties die na de trajectsoorten worden ingevoerd.

Let op! Wanneer er onverhoopt een startdatum geregistreerd wordt in de vakantie of een weekend, zal deze de eerstvolgende maandag als startdatum gebruiken.

Vanuit deze berekening is het belangrijk om per schooljaar goed af te stemmen welke einddatum gesuggereerd wordt per trajectsoort. Controleer voor de zekerheid alle trajectsoorten die er zijn in het LVS door een leerling per traject toe te voegen en te bekijken of de einddatum passend is voor het huidige schooljaar (inclusief vakantie weken/dagen).

Wat vul je in?

Trajectsoorten voer je in op de volgende manier:

1. Klik op Trajectsoort toevoegen.
2. De Trajectsoortcode wordt automatisch ingevuld. Deze kun je indien gewenst aanpassen, maar dit hoeft niet.
3. Vul de naam in van het traject als omschrijving.
4. Vul het aantal weken in dat het traject duurt.
5. Druk op opslaan.
6. De Trajectsoort staat nu in het overzicht.

8. Vakanties invoeren

Wanneer je inlogt, zie je aan de linkerkant een menubalk. Klik in het menu op Inrichting en vervolgens op Vakanties (S315). Je krijgt dan onderstaand scherm te zien:

Wat doet dit programma?

De naam van het programma is Vakanties, maar binnen dit programma kun je naast vakanties ook vrije dagen invoeren. Denk aan feestdagen, studiedagen en organisatiedagen waarbij de locatie gesloten is.

Wanneer je vakanties invoert, heeft dit een aantal gevolgen:

• Vakantieperiodes invoeren beïnvloedt de telling van de trajectperiodes bij trajectsoorten. Wanneer je een week vakantie toevoegt en het traject van een leerling binnen die vakantieperiode valt, schuift de einddatum van het traject van de leerling een week op.
• De vakanties die je in dit programma invult, worden doorgerekend in alle roosters die je per klas en leerling invoert.

Wat vul je in?

Het toevoegen van een vakantie doe je op de volgende manier:

1. Klik op Vakantie toevoegen.
2. Het type staat standaard ingesteld op Activiteitenrooster. Wijzig deze instelling NIET.
3. Vul de naam van de vakantie in als omschrijving. Bijvoorbeeld: Kerstvakantie 2024. Tip! Zet het jaartal erachter om dubbele namen te voorkomen.
4. Vul de start- en einddatum in. Let op! Als je 1 dag (zoals tweede paasdag) invoert, is de start- en einddatum hetzelfde.

9. Klassen invoeren

Wanneer je inlogt, zie je aan de linkerkant een menubalk. Klik in het menu op Klassen (C955). Je krijgt dan onderstaand scherm te zien:

Wat doet dit programma?

Bij het invoeren van de klassen wordt de ruimte gemaakt om leerlingen te plaatsen in de klassen, waarbij de medewerkers gekoppeld kunnen worden voor het klassenrooster.

Bij het invoeren van de klassen kunnen de leerlingen het klassenrooster direct overnemen. Mocht er een maatwerkrooster van toepassing zijn, dan kan dit bij de desbetreffende leerling(en) aangepast worden. Het effect hiervan is dat de mentor binnen het klassenrooster ook de leerlingen ziet die op andere momenten aanwezig horen te zijn.

Alle medewerkers kunnen gekoppeld worden aan een klas. Wanneer je dit doet, wordt deze medewerker automatisch de mentor van die klas.

Wat vul je in?

Het invoeren van de klas gaat als volgt:

1. Klik op Klas toevoegen.
2. Vul bij naam de omschrijving van de klas in.
3. Koppel de trajectsoort aan de klas.
4. De locatie staat vooraf ingesteld. Controleer of dit de juiste locatie is.
5. Koppel de ruimte die je hebt opgevoerd aan de klas.
6. Voeg vanuit de medewerkerslijst de medewerker toe die mentor is van de klas. Let op! Ongeacht de functiegroep zal de medewerker die je koppelt aan de klas worden gezien als mentor van die klas.
7. Voer de lestijden in van de klas door in de dropdown 'Lestijd' te selecteren.
8. Er verschijnt 1 dag (maandag) met een start- en eindtijd. Zie dit als de 'openingstijden/lestijden' van de klas. De lestijden voer je in door per dag de starttijd in te voeren en de eindtijd in te voeren. Afhankelijk van het aantal dagen dat de klas als rooster heeft, voeg je naar behoefte een nieuwe dag toe.

9. Via het notitieveld kun je indien gewenst een klasinstructie meegeven. Dit kun je achteraf aanpassen in het groepsoverzicht.

10. Dossier

10.1 Dossiersjablonen

Wanneer je inlogt, zie je aan de linkerkant een menubalk. Klik in het menu op Dossier en vervolgens op Dossiersjablonen (A355). Je krijgt dan onderstaand scherm te zien:

Wat doet dit programma?

De sjablonen kunnen binnen dit programma kun je volledig op maat inrichten ten behoeve van de inhoud van de registratieformats. Deze worden gekoppeld aan de dossiertypes voor de locatie en waardebepaling binnen het dossier.

Wat vul je in?

Wat je hier invult, is afhankelijk van de inhoudelijke behoefte voor de registratieformats. Ons advies: spreek intern 1 format af per dossiersjabloon en wijzig dit sjabloon zo min mogelijk.

10.2 TER INFO: Dossiertypes

Wanneer je inlogt, zie je aan de linkerkant een menubalk. Klik in het menu op Dossier en vervolgens op Dossiertypes (W175). Je krijgt dan onderstaand scherm te zien:

Wat doet dit programma?

Het doel van dossiertypes is om de positie van de verschillende soorten notities op de goede plek binnen de leerlingkaart op te slaan. Je kunt hier ook instellen of het dossiertype afgeschermd is qua inhoud (en dus alleen zichtbaar is voor de gekoppelde medewerkers), of dat het dossiertype toegankelijk is voor iedereen die toegang heeft tot de applicatie.

Wat vul je in?

Dossiertypes zijn vooraf ingesteld. Ons advies: verander niets aan de dossiertypes.