Bij deze trajectstatus zijn de volgende gebruikers betrokken:

• Onderwijsteam
• Gedragswetenschapper
• Jeugdcoach
• Secretariaat

Vanaf de trajectstatus ‘Traject loopt’ wisselen de verantwoordelijkheden rondom het volgen van de leerling. 

Hier splitsen we de volgende handelingen uit:

• Aan- en afwezigheidsregistratie
• Dossier aanvullen

Aan- en afwezigheidsregistratie

Bij de aan- en afwezigheidsregistratie zijn de gebruikers Onderwijsteam en Secretariaat betrokken. De eindverantwoordelijkheid voor de aan- en afwezigheidsregistratie ligt bij de Mentor van de klas (Onderwijsteam). Het Secretariaat heeft de verantwoordelijkheid om de oproepverzoeken op te volgen en de Mentor te informeren wat de terugkoppeling is vanuit ouders. 

Er zijn twee situaties wanneer je de aan- of afwezigheid van leerlingen registreert:

• Situatie 1: Ouders bellen Secretariaat om leerling ziek te melden
• Situatie 2: Mentor ziet dat leerling niet aanwezig is in de klas

Situatie 1: Ouders bellen Secretariaat om leerling ziek te melden

In deze situatie bellen de ouders van de leerling het Secretariaat om de leerling ziek te melden. Het Secretariaat stuurt intern 'Lesmoment communicatie' naar de Mentor om deze te informeren over de aanwezigheidsstatus van de betreffende leerling. 

Als secretariaatmedewerker volg je onderstaande stappen:

1. Log in via het Dashboard.

2. Navigeer in het menu naar Leerlingen (S955).

3. Zoek de betreffende leerling op via de zoekbalk.

4. Druk bij de leerling op het oogje om de leerlingkaart te bekijken. 

5. Ga naar het rooster van de leerling.

6. Druk op het lesmoment dat geregistreerd moet worden.

7. Druk op 'Communicatie toevoegen' of op 'Ga naar lesmoment'. 

        a. Communicatie toevoegen: Direct in het vervolgscherm kun je een bericht versturen naar de Mentor dat de leerling ziekgemeld is. Noteer in het communicatieveld wie er heeft gebeld en wat voor soort absentiemelding het is. Druk vervolgens op Enter of Bevestigen. 

        b. Ga naar lesmoment: Je komt nu terecht in het klassenoverzicht. Zoek naar de juiste leerling en druk op 'Aanwezigheid/dossier' om de informatie uit te klappen. Noteer in het communicatieveld wie er heeft gebeld en wat voor soort absentiemelding het is. Druk vervolgens op Enter of het verstuur-icoontje. 

De bovenstaande handelingen hebben de volgende gevolgen in het systeem: 

• Binnen het Dashboard van de Mentor (Onderwijsteam) verschijnt in het groepsoverzicht bij de leerling dat er interne communicatie is vanuit het Secretariaat met tijdsaanduiding van de melding.

• In het Dashboard van het Secretariaat verdwijnt het oproepverzoek na de terugkoppeling.

Vanuit hier is het aan de Mentor (Onderwijsteam) om te beoordelen dat de melding afdoende is voor de aan- en afwezigheidsregistratie. Wanneer de Mentor het bericht heeft beoordeeld als correct, krijgt de Mentor de keuze om verschillende registraties te verzorgen:

• Volledig aanwezig
• Te laat
• Geoorloofd afwezig (per uur)
• Ongeoorloofd afwezig (per uur)
• Aanwezig (per uur)

Aanvullen met resterende tijd

De uren dat een leerling aanwezig of afwezig is, kun je handmatig ingeven. Daarnaast kun je ook gebruikmaken van het aanvul-icoontje. Hoe dit werkt, lichten we toe met een voorbeeld: 

Onderaan zie je staan dat er 2 uur geregistreerd moet worden voor deze leerling. Stel dat de leerling 20 minuten ongeoorloofd afwezig is (te laat) en 1 uur en 40 minuten aanwezig is, dan kun je het volgende doen:

• Bij 'Ongeoorloofd afwezig' druk je 2x op het enkele pijltje aan de rechterkant (elke keer dat je op het enkele pijltje drukt gaan er 10 minuten bij of af).
• Bij 'Aanwezig' druk je op het dubbele pijltje aan de rechterkant. De resterende tijd wordt dan automatisch aangevuld, met in dit geval 1 uur en 40 minuten. 

Situatie 2: Mentor ziet dat leerling niet aanwezig is in de klas

De Mentor constateert dat een bepaalde leerling niet aanwezig is in de klas. Omdat de Mentor wil weten waar de leerling is, legt de Mentor een oproepverzoek neer bij het Secretariaat. 

Mentor

Als Mentor volg je de volgende stappen:

1. Log in via het Dashboard. 

2. Ga naar Klassen (C955).

3. Selecteer de gewenste klas en ga naar 'Leerlingen per lesmoment'. 

4. Kijk bij de leerlingen om welke tijd de leerling aanwezig moet zijn. Is de starttijd voorbij? Dan selecteer je de leerling in het klassenoverzicht. 

5. Druk bij de leerling op 'Oproepverzoek plaatsen'. Onderstaand scherm verschijnt. 

6. Bij 'Lesmoment communicatie' zie je een voorbeeldbericht staan. Druk hierop om dit voorbeeldbericht te gebruiken of schrijf zelf een bericht. 

7. Druk op Enter of het verstuur-icoontje. Het bericht wordt nu verstuurd naar het Secretariaat. 

De bovenstaande handelingen hebben de volgende gevolgen in het systeem: 

• De Mentor ziet in het groepsoverzicht de registratie van het oproepverzoek bij de leerling, voorzien van de indiener/gebruiker en het tijdstip van het verzoek.
• Op het Dashboard van het Secretariaat verschijnt in de lijst 'Oproepverzoeken' het verzoek dat zojuist door de mentor is geplaatst.

Secretariaat

Na het oproepverzoek te hebben ontvangen, is het aan de Secretariaatmedewerker om telefonisch contact op te nemen met de ouders/verzorgers van de leerling die gezag hebben.

Als Secretariaatmedewerker volg je de volgende stappen:

1. Log in via het Dashboard. 

2. Zoek bij 'Oproepverzoeken' naar de desbetreffende leerling en druk erop. Onderstaand scherm verschijnt.

3. Onderneem actie en registreer op een bondige manier de resultaten van de actie(s) en de status van de afwezigheid, zoals bijvoorbeeld hieronder.

Als gevolg van de terugkoppeling van de Secretariaatmedewerker, werkt de Mentor de aanwezigheid van de leerling bij.

Houd interne communicatie beperkt

Houd er rekening mee dat je de interne communicatie beperkt tot conclusies op het gebied van aanwezigheidsregistratie. Als de Mentor de terugkoppeling beantwoordt met bijvoorbeeld 'bedankt', dan wordt het oproepverzoek weer zichtbaar in het Dashboard van het Secretariaat. 

Gebeurt dit toch? Dan kan de Secretariaatmedewerker het oproepverzoek sluiten door deze stappen te volgen:

1. Selecteer het oproepverzoek dat eigenlijk is afgerond.
2. Selecteer 'Verzoek sluiten'.
3. Druk op 'Bevestigen'.

Dossier aanvullen

Bij het volgen van de leerling vul je het dossier van de leerling met informatie over de ontwikkeling. Het dossier aanvullen start vanuit de doelen die zijn opgesteld bij het intakegesprek en zijn vastgelegd in het OPP van de leerling, voorafgaand aan de trajectstatus 'Traject loopt'. 

De volgende gebruikersgroepen zijn inhoudelijk verantwoordelijk voor het dossier aanvullen:

1. Onderwijsteam
2. Gedragswetenschapper
3. Jeugdcoach

De gebruikersgroep Onderwijsteam kan gekoppeld worden aan een leerling vanuit de klas waaraan ze zijn gekoppeld, maar ook op de leerling zelf. Dit staat beschreven bij Inrichting - Klas aanmaken en bij Status: Traject voorbereiden - Betrokkenen koppelen. 

Het verschil met de andere twee gebruikersgroepen is dat de Mentor aan een volledige klas is gekoppeld en de Gedragswetenschapper en Jeugdcoach alleen gekoppeld zijn aan de betreffende leerlingen.

Vanaf de startdatum is de Mentor verantwoordelijk voor de aanwezigheidsregistratie. Dit kan altijd in overleg met de Trajectregisseur en de Jeugdcoach worden vastgesteld wanneer dit ook met de startdoelen te maken heeft in het OPP van de leerling. Dit komt doordat de Gedragswetenschapper het OPP opstelt en daarin de verantwoordelijke is van het lopende traject als leidinggevende hiervan.

Het aanvullen van een dossier heeft voor alle drie de gebruikersgroepen eenzelfde volgorde van uit te voeren handelingen. Deze zijn als volgt: 

1. Log in via het Dashboard.

2. Ga naar de desbetreffende leerling.

3. Open de leerlingkaart.

4. Druk op het tabblad 'Dossier'. 

Je kunt nu verschillende categorieën selecteren. Welke je selecteert, is afhankelijk van wat je wil aanvullen in het dossier:

• Leerlingbespreking
• Voortgangsrapportage
• Incident
• Link
• Overig document

Leerlingbespreking

Het opvoeren van een leerlingbespreking wordt gezien als een interne registratie op het dossier van de leerling. Dit betekent dat alles wat hierin geregistreerd wordt, niet voor externe betrokken is bedoeld. 

Bij Inrichting - Dossiersjablonen is een standaard format opgesteld voor de leerlingbespreking. Dit format kun je indien gewenst per opvoering aanpassen. Wil je niet volgens het sjabloon een interne notitie toevoegen aan het dossier? Dan kun je het sjabloon eenvoudig verwijderen wanneer je de leerlingbespreking opent.

Een leerlingbespreking opvoeren werkt als volgt:

1. Druk rechts in beeld op 'Dossier aanvullen'.

2. Druk op 'Leerlingbespreking'. Onderstaand scherm verschijnt. 

3. Vul onderstaande informatie in:

a. Titel van de leerlingbespreking.

b. De periode waarover de leerlingbespreking gaat.

c. Inhoudelijk het sjabloon zoals deze is ingericht via Inrichting - Dossiersjablonen.

4. Druk rechts onderaan op 'Toevoegen'. 

Rechts in beeld zie je het onderdeel 'Context'. Hier vind je diverse tabbladen met vooraf ingevulde informatie:

1. De aanwezigheid wordt automatisch vanuit de aanwezigheidsregistratie weergegeven.
2. Doelen komen direct vanuit het OPP en deze kunnen gelijk meegenomen worden in het sjabloon.
3. Via leerlingbesprekingen kun je alle voorgaande interne registraties terugvinden die zijn opgevoerd.
4. Bij voortgangsrapportage vind je alle informatie die gedeeld is met externe betrokkenen. 
5. Bij dossier vind je alle overige aanvullingen binnen het dossier vanaf het moment dat de leerling wordt gevolgd in het systeem, zoals incidenten.

Voortgangsrapportage

Het opvoeren van een voortgangsrapportage wordt gezien als de communicatie over de voortgang van de leerling die zowel met interne als externe betrokkenen wordt gedeeld. Dit betekent dat alles wat hierin geregistreerd wordt, ter informatie wordt gedeeld met alle gekoppelde betrokkenen.

Verschillen met de leerlingbespreking:

• Bij Inrichting - Dossiersjablonen is een standaard format opgesteld voor de voortgangsrapportage, zodat vanuit de organisatie uniform gecommuniceerd wordt met alle betrokkenen over de ontwikkeling van de leerling. Ten opzichte van de leerlingbespreking adviseren we daarom om het sjabloon van de voortgangsrapportage niet aan te passen.
• De rapportage kan pas gedeeld worden wanneer de aanwezigheidsregistratie voor deze leerling compleet is voor de periode waar de rapportage over gaat.

Je kunt op 2 manieren de rapportage aan het dossier toevoegen: 

1. Druk op 'Dossier aanvullen' en selecteer vervolgens 'Voortgangsrapportage'. 
2. Druk bij 'Links' op 'Toevoegen'.

Onderstaand scherm verschijnt. 

Vervolgens doorloop je de volgende stappen:

1. Vul onderstaande informatie in:

a. Titel van de voortgangsrapportage.

b. De periode waarover de voortgangsrapportage gaat.

c. Inhoudelijk het sjabloon zoals deze is ingericht via dossiersjablonen.

2. Druk rechts onderaan op 'Toevoegen'. Alle gekoppelde betrokkenen ontvangen nu een mail over de voortgangsrapportage. 

Rechts in beeld zie je het onderdeel 'Context'. Hier vind je diverse tabbladen met vooraf ingevulde informatie:

1. De aanwezigheid wordt automatisch vanuit de aanwezigheidsregistratie weergegeven.
   In dit tabblad kun je ook zien welke momenten nog niet geregistreerd zijn op aanwezigheid over de gehele periode waar de rapportage voor wordt gemaakt. Vanuit dit tabblad kun je ook direct naar de nog te registreren momenten binnen de rapportage periode.
2. Doelen komen direct vanuit het OPP en deze kunnen gelijk meegenomen worden in het sjabloon.
3. Via leerlingbesprekingen kun je alle voorgaande interne registraties terugvinden die zijn opgevoerd.
4. Bij voortgangsrapportage vind je alle informatie die gedeeld is met externe betrokkenen. 
5. Bij dossier vind je alle overige aanvullingen binnen het dossier vanaf het moment dat de leerling wordt gevolgd in het systeem, zoals incidenten.

Incident

Het opvoeren van een incident wordt gezien als de incidentregistratie, ofwel de omschrijving van het incident bij de leerling en de acties & afspraken die daarna zijn gemaakt horende bij het betreffende incident. De categorie 'Incident' is altijd een beschermde notitie die zichtbaar is voor de gekoppelde medewerkers.

Bij Inrichting - Dossiersjablonen is een standaard format opgesteld voor 'Incident'. Dit format kun je indien gewenst per opvoering aanpassen. Wil je niet volgens het sjabloon een incident toevoegen? Dan kun je het sjabloon eenvoudig verwijderen wanneer je 'Incident' opent.

Je kunt op 2 manieren een incident toevoegen: 

1. Druk op 'Dossier aanvullen' en selecteer vervolgens 'Incident'. 
2. Druk bij 'Incidenten' op 'Incident toevoegen'.

Onderstaand scherm verschijnt. 

Vervolgens doorloop je de volgende stappen:

1. Vul onderstaande informatie in:

a. Selecteer de dag waarop het incident plaats heeft gevonden. 

b. Geef een titel aan het incident. 

c. Vul de omschrijving van het incident in.

2. Druk rechts onderaan op 'Toevoegen'. 

Link

Met het opvoeren van een link bedoelen we een rechtstreekse link naar een url waar informatie kan staan die helpend is voor de ontwikkeling van de leerling. Denk bijvoorbeeld aan een website waar meer informatie te vinden is over de allergie van de leerling. 

Een link opvoeren werkt als volgt: 

1. Druk op 'Dossier aanvullen'.

2. Druk op 'Link'. Onderstaand scherm verschijnt. 

3. Vul onderstaande informatie in:

a. Vul de omschrijving van de link in.

b. Voer de url van de link in. 

c. Geef aan of de link wel/niet afgeschermd moet worden. Het effect hiervan is dat de bijlage inhoudelijk alleen zichtbaar is voor de gekoppelde medewerkers. 

4. Druk rechts onderaan op 'Toevoegen'. 

Overig document

Het opvoeren van een overig document wordt gezien als interne registratie op het dossier van de leerling. Dit betekent dat alles wat hierin geregistreerd wordt, niet voor externe betrokken is bedoeld. Je kunt hier verschillende soorten documenten uploaden. Denk onder andere aan: afbeeldingen, Word, Excel en pdf. 

Een overig document opvoeren werkt als volgt: 

1. Druk op 'Dossier aanvullen'.

2. Druk op 'Overig document'. Onderstaand scherm verschijnt. 

3. Vul onderstaande informatie in:

a. Vul de titel/omschrijving van het document in.

b. Upload het gewenste bestand.

c. Geef aan of de link wel/niet afgeschermd moet worden. Het effect hiervan is dat de bijlage inhoudelijk alleen zichtbaar is voor de gekoppelde medewerkers. 

4. Druk rechts onderaan op 'Toevoegen'. 

Aanvullende informatie leerlingdossier

Tijdlijn: Op de leerlingkaart zie je het tabblad 'Tijdlijn'. Hier vind je alle verschillende registraties terug met betrekking tot de voortgang van de leerling. Zie als voorbeeld hieronder. 

De Mentor (Onderwijsteam) heeft ook de mogelijkheid om vanuit het klassenoverzicht zowel de aanwezigheidsregistratie vast te leggen als naar het leerlingdossier te gaan binnen hetzelfde scherm. Door bij een leerling op 'Aanwezigheid/dossier' te drukken en vervolgens naar het tabblad 'Dossier' te gaan, kan de Mentor het dossier eenvoudig aanvullen en vervolgens snel schakelen naar het dossiers van een andere leerling.