Status: Traject voorbereiden

In dit hoofdstuk wordt het proces met de trajectstatussen uitgelegd aan de hand van twee voorbeeldaanmeldingen:

• OT-334455 (met OT-ID)
• S.B. (zonder OT-ID)

Bij deze trajectstatus zijn de volgende gebruikers betrokken:

• Secretariaat
• Gedragswetenschapper

Na het inloggen kan de Secretariaatmedewerker in het Dashboard de goedgekeurde aanmeldingen zien. Deze staan bij het tabblad ‘Traject voorbereiden’.

Door ‘Ga naar leerlingkaart’ te selecteren, kan de Secretariaatmedewerker de stamgegevens van de leerling vullen en betrokkenen koppelen.

Stamgegevens leerling vullen

Om de stamgegevens van de leerling te vullen, doorloop je de volgende stappen:

1. In de Leerlingenkaart druk je op het tabblad 'Stamgegevens'. Onderstaand scherm verschijnt.

2. Vul alle basis- en contactgegevens in.
3. Vul de instroomgegevens in. Bij 'Instroom' vul je de volgende gegevens in:

• Leerjaar bij instroom
• Onderwijsniveau bij instroom
• Soort aanmelding
• Tijdsduur thuiszitter in maanden

4. Optioneel kun je de uitstroomgegevens invullen. Bij 'Uitstroom' vul je de volgende gegevens in:

• Leerjaar bij uitstroom
• Onderwijsniveau bij uitstroom
• Uitstroombestemming
• Opnemende school

Betrokkenen koppelen

Om betrokkenen te koppelen aan de leerling, doorloop je de volgende stappen:

1. In de Leerlingenkaart druk je op het tabblad 'Betrokkenen'. Onderstaand scherm verschijnt.

2. Koppel een medewerker aan de leerling via 'Medewerker koppelen'. Onderstaand scherm verschijnt.

2.1. Door bij ‘Zoek voor medewerker om te koppelen’ rechts op het loepje te drukken, verschijnt er een dropdown met alle medewerkers. Zie als voorbeeld onderstaand scherm:

2.2. Na het selecteren van de betreffende medewerker zie je het volgende:

2.3. Druk op 'Bevestigen'.

Met het koppelen van medewerkers is het belangrijk om minimaal 3 gebruikersgroepen te koppelen:
1. Onderwijsteam (Mentor) > deze koppel je via de klas
2. Gedragswetenschapper (Trajectregisseur) > deze koppel je individueel bij de leerling
3. Jeugdcoach > deze koppel je individueel bij de leerling

3. Koppel een externe betrokkene aan de leerling via 'Klant koppelen'. Onderstaand scherm verschijnt.

Externe betrokkenen zijn ouders, familie met gezag, stamschool, COPA, etc.

3.1 Maak een keuze tussen 'Nieuwe klant aanmaken' en 'Bestaande klant koppelen'.

Kies je voor de optie Nieuwe klant aanmaken? Dan dien je de volgende gegevens in te vullen:

• Relatie tot leerling (verplicht)
• Voornaam/Bedrijf (verplicht)
• Achternaam/Afdeling (verplicht)
• Telefoon (verplicht)
• E-mailadres (verplicht)
• Organisatie (optioneel)
• Straat (optioneel)
• Huisnummer (optioneel)
• Postcode (optioneel)
• Plaats (optioneel)

Kies je voor de optie Bestaande klant koppelen? Dan selecteer je een bestaande klant en vul je de relatie van deze persoon tot de leerling in.

Dit is handig met het selecteren van de stamschool als betrokkene, aangezien je de informatie dan niet dubbel hoeft over te nemen.

3.2 Maak een keuze tussen 'Deze klant heeft gezag over de leerling' of 'Deze klant is een contactpersoon voor de leerling'.

• Wanneer je de optie 'Deze klant heeft gezag over de leerling' kiest, registreert dit de gekoppelde betrokkene als tekenbevoegde voor het OPP van de leerling.
• Wanneer je de optie 'Deze klant is een contactpersoon voor de leerling' kiest, registreert dit de gekoppelde betrokkenen om de voortgangsrapportage te ontvangen tijdens het lopende traject.

3.3 Druk op 'Opslaan' om de externe contactpersoon te koppelen.

Betrokkenen ontkoppelen

Heb je foutief een medewerker gekoppeld aan een leerling? Dan kan de Secretariaatmedewerker de medewerker eenvoudig ontkoppelen. Hiervoor doorloop je de volgende stappen:

1. Zoek bij het tabblad 'Betrokkenen' naar de desbetreffende medewerker.

2. Druk rechts op 'Ontkoppelen'. Onderstaand scherm verschijnt.

3. Selecteer 'Ontkoppelen' als je de medewerker wil ontkoppelen.
   Selecteer 'Annuleren' als je de medewerker toch niet wil ontkoppelen.

OPP invullen

Bij deze trajectstatus is het de verantwoordelijkheid van de Gedragswetenschapper om als startpunt van het traject een OPP te maken voor een leerling.

Om het OPP van de leerling te vullen, doorloop je de volgende stappen:

1. Ga via de leerlingkaart naar het tabblad 'Dossier'. Onderstaand scherm verschijnt.

2. Ga naar de sectie 'Links' en druk naast 'OPP' op 'Openen'. Onderstaand scherm verschijnt.

3. Vul alle relevante en actuele informatie in dat binnen het OPP van toepassing is.
4. Zodra het OPP volledig is, druk je op 'Publiceren ter controle'.

Voorbereiding compleet maken

Wanneer zowel de Gedragswetenschapper als de Secretariaatmedewerker de gegevens bij de leerling compleet hebben gemaakt, kan de Gedragswetenschapper de voorbereiding compleet maken. Hiervoor doorloop je de volgende stappen:

1. Ga naar de leerlingkaart en druk bovenaan bij de status op 'Traject voorbereiden'. Onderstaand scherm verschijnt:

2. Vul een startdatum in. Op basis van de door jou ingevulde startdatum, wordt vanuit de trajectsoort automatisch een suggestie gedaan voor de einddatum. Wanneer je op de einddatum klikt, wordt deze overgenomen in het datumveld.

3. Je hebt 2 opties: 'Opslaan' en 'Voorbereiding compleet'.

• Druk op 'Opslaan' om de trajectperiode vast te leggen.
• Druk op 'Voorbereiding compleet' als het volledige traject is voorbereid. De trajectstatus verandert dan naar 'Traject controleren'.

De bovenstaande stappen hebben de volgende gevolgen in het systeem:

• In het Dashboard van de Gedragswetenschapper krijgt de leerling in 'Mijn trajecten' de status 'Traject controleren'.

• In het Dashboard van de Secretariaatmedewerker verdwijnt de aanmelding uit het tabblad 'Traject voorbereiden'.

• In het Dashboard van het MT verschijnt de aanmelding bij het tabblad 'Traject controleren'.